Đăng ký hộ tịch trực tuyến là một phương thức hiện đại, sử dụng mạng Internet để gửi hồ sơ, nhận kết quả giải quyết quyết thủ tục hành chính (TTHC) giúp cá nhân và cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, bên cạnh hai phương thức truyền thống: nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền và gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.
Đăng ký hộ tịch trực tuyến - Một số điều cần biết
Đăng ký hộ tịch trực tuyến là một phương thức hiện đại, sử dụng mạng Internet để gửi hồ sơ, nhận kết quả giải quyết quyết thủ tục hành chính (TTHC) giúp cá nhân và cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, bên cạnh hai phương thức truyền thống: nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền và gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.
Vậy, những nội dung nào chúng ta cần lưu ý khi thực hiện đăng ký hộ tịch trực tuyến?
Thứ nhất, về cách thức thực hiện nộp hồ sơ
Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (dichvucong.sonla.gov.vn) để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật. Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.
Thứ hai, phương thức nhận kết quả
Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây: Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó; Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.
Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.
Thứ ba, về thời hạn giải quyết
Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ và người yêu cầu nộp phí, lệ phí theo quy định thì hồ sơ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch và tương tự thời gian giải quyết như nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính công ích đối với từng loại việc hộ tịch.
Thứ tư, phí, lệ phí đăng ký hộ tịch trực tuyến
Theo quy định tại Nghị quyết số 67/2023/NQ-HĐND ngày 04/10/2023 của HĐND tỉnh Sơn La sửa đổi, bổ sung một số điều các nghị quyết quy định mức thu, miễn, giảm thu, nộp quản lý và sử dụng các khoản phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh. Thì lệ phí đăng ký hộ tịch trực tuyến được giảm 20% Và 50% so với mức thu quy định tại Nghị quyết số 34/2022/NQ-HĐND ngày 13/7/2022 của HĐND tỉnh Sơn La về sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số nội dung tại Phụ lục số 01, 02 ban hành kèm theo Điều 1, Nghị quyết số 135/2020/NQ-HĐND ngày 31/7/2020 của HĐND tỉnh về quy định mức thu, miễn, giảm, thu nộp, quản lý và sử dụng các khoản phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND. Theo đó, khi người dân nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến đối với các thủ tục hành chính về lĩnh vực hộ tịch (phải thu lệ phí) thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã, thì chỉ phải nộp số lệ phí = ½ số lệ phí hiện hành. Đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện chỉ phải nộp lệ phí = 80% số lệ phí hiện hành.
Ngoài những nội dung liên quan trên đây thì các quy định khác liên quan đến đăng ký hộ tịch trực tuyến cũng được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến và Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP./.
Minh Giang – Phòng HCTP&BTTP