Thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, qua theo dõi trên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh, Sở Tư pháp nhận thấy việc xử lý hồ sơ đăng ký khai sinh trên cơ sở dữ liệu hộ tịch còn để xảy ra tình trạng sai sót và chưa kịp thời khắc phục và xử lý ngay được.

Trên cơ sở hướng dẫn của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp đã tổng hợp và hướng dẫn cách khắc phục xử lý như sau:

1. Đối với những trường hợp đăng ký khai sinh mà công an trả về lỗi định dạng ngày sinh, nếu ngày sinh công chức hộ tịch đã nhập đúng và ngày sinh trước ngày 01/7/2021 thì xử lý như trường hợp "Thông tin cần xác minh", như sau:

Yêu cầu công dân phối hợp xem họ đã nhập khẩu cho con chưa hoặc đã từng trả lời phiếu của công an dẫn đến con có số định danh chưa, nếu có rồi thì sang công an xin xác nhận số. Nếu chưa thì thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Cấp giấy khai sinh "không có số định danh" và yêu cầu công dân đi đăng ký cư trú cho trẻ;

- Bước 2: Công dân đi nhập khẩu cho trẻ hoặc công chức tư pháp chuyển liên thông sang công an để để công an chủ động nhập khẩu và cấp số định danh;

- Bước 3: Công an cấp xác nhận số định danh cho trẻ;

- Bước 4: Căn cứ xác nhận số định danh, công chức tư pháp hộ tịch ghi bổ sung số định danh vào sổ đăng ký khai sinh, giấy khai sinh và phần mềm.

2. Trường hợp nhập sai năm sinh, sai giới tính, sai loại đăng ký:

a) Trường hợp nếu Sổ và Giấy khai sinh khớp nhau nhưng phần mềm sai năm sinh, giới tính so với sổ thì lập đề nghị hủy:

- Nếu phát hiện ngay, vừa trả cho công dân phát hiện ra ngay hoặc chưa trả cho công dân thì chỉ cần công văn của xã là được;

- Nếu để lâu rồi, trả cho công dân mang về rồi thì cần có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Phòng Tư pháp (bút phê của lãnh đạo Phòng, có đóng dấu của Phòng cũng được), với dữ liệu của phòng thì cần ý kiến của Sở Tư pháp.

Sau khi Cục Công nghệ thông tin duyệt hủy thì yêu cầu hủy sẽ được sang bên Công an nhưng không phải chờ Công an, địa phương có thể nhập lại thông tin y như trong sổ (năm sinh, giới tính, loại đăng ký không được trùng với lúc hủy là được).

Sau khi gửi sang Công an, Công an sẽ cấp số định danh khác, địa phương chủ động quyết định sẽ in lại giấy khai sinh cho công dân hay làm thủ tục cải chính số định danh theo đúng quy định.

b) Trường hợp sổ, giấy khai sinh và phần mềm đều khớp nhau nhưng thực tế là ghi sai năm sinh hoặc giới tính so với giấy chứng sinh thì không được hủy, phải làm cải chính năm sinh hoặc cải chính giới tính hoặc xác định lại giới tính. Tức là sẽ không thay đổi được số định danh.

c) Trường hợp muốn đổi số định danh thì phải xin ý kiến cơ quan cấp trên để thu hồi Giấy khai sinh làm lại từ đầu.

3. Trường hợp đăng ký sai thẩm quyền, đăng ký trái quy định của pháp luật:

Trường hợp này nếu muốn hủy trên phần mềm phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Phòng Tư pháp (bút phê của lãnh đạo Phòng, có đóng dấu của Phòng cũng được), với dữ liệu của phòng thì cần ý kiến của Sở Tư pháp thì mới được duyệt hủy. Tuy nhiên:

- Trường hợp đăng ký sai thẩm quyền: Khi Cục Công nghệ thông tin duyệt hủy, yêu cầu hủy sẽ được gửi sang Công an nhưng SẼ KHÔNG BIẾT ĐẾN BAO GIỜ MỚI ĐƯỢC CÔNG AN HỦY để có thể đăng ký đúng được ở nơi có thẩm quyền -> công dân khó được đăng ký khai sinh có số định danh ngay. Do đó, địa phương cần thận trọng, tránh trường hợp sai thẩm quyền.

- Trường hợp đăng ký trái quy định của pháp luật: Xử lý tương tự như nội dung ở trên. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi, trường hợp người dân có thể khắc phục sớm thì không cần hủy dữ liệu trên phần mềm. Chỉ cần thu hồi bản giấy. Sau khi họ hoàn thiện hồ sơ thì vào làm quy trình sửa lại thông tin ngày đăng ký, số đăng ký, trang số.

4. Trường hợp công an trả về nghi trùng thông tin: Công dân có mã xxxx nghi trùng thông tin với công dân có số định danh ABCD

a) Nếu tra tra cứu trong danh sách nội bộ thấy có trường hợp ABCD này trong danh sách của mình thì kiểm tra xem:

- Nếu cùng là 1 người: Đã nhập rồi, xóa dữ liệu đi;

- Nếu là 2 trẻ sinh đôi: Thực hiện quy trình tự xác nhận sinh đôi và bấm gửi lại yêu cầu cấp số.

b) Nếu tra trong danh sách nội bộ không thấy có trường hợp ABCD này trong danh sách của mình thì:

- Thứ nhất: Xác định xem trường hợp ABCD đó ở tỉnh nào, ví dụ: Thấy thông báo số định danh là 014221000111 -> đầu Sơn La -> Vào chức năng cấp bản sao trích lục hộ tịch trên phần mềm hotichdientu.moj.gov.vn -> tiến hành tra cứu thông tin khai sinh tại Sơn La, tra theo tên + ngày sinh (mà mình đang có) xem có ra trường hợp đó không.

- Thứ hai: Kiểm tra xem mình có nhận được giấy chứng sinh bản gốc không, hoặc gọi công dân lên hỏi lại, xác nhận lại xem họ có đăng ký cho con lần nào chưa. Nếu khẳng định được là không trùng thì làm thao tác xác nhận không trùng.

5. Trường hợp phát hiện công dân có 2 số định danh (chẳng hạn bên khai sinh có 1 số và bên cư trú có 1 số khác...): Làm văn bản gửi về Sở Tư pháp để Sở có văn bản gửi Cục Hộ tịch xin ý kiến để Cục Hộ tịch trao đổi với C06. C06 sẽ quyết định giữ số định danh nào và hủy số nào. Họ sẽ hướng dẫn cụ thể.

6. Hủy hồ sơ khai sinh:

- Nếu sổ và giấy khớp nhau nhưng phần mềm sai năm sinh, giới tính so với sổ thì lập đề nghị hủy. Nếu phát hiện ngay, vừa trả cho công dân phát hiện ra ngay hoặc chưa trả cho công dân thì chỉ UBND cấp xã làm Công văn gửi Cục CNTT hủy. Nếu để lâu rồi, trả cho công dân mang về rồi thì cần có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Phòng Tư pháp (bút phê của Lãnh đạo Phòng hoặc có đóng dấu xác nhận của Phòng), đối với dữ liệu của Phòng Tư pháp thì phải có ý kiến của Sở Tư pháp.

- Trường hợp sổ, giấy khai sinh và phần mềm đều khớp nhau nhưng thực tế là ghi sai năm sinh hoặc giới tính so với giấy chứng sinh thì không được hủy, phải thực hiện việc cải chính (sẽ không thay đổi được số định danh).

- Trường hợp muốn đổi số định danh thì phải xin ý kiến cơ quan cấp trên để thu hồi giấy khai sinh làm lại từ đầu:

+ Đề nghị hủy thì lập trên phần mềm, văn bản gửi về Cục CNTT - Bộ Tư pháp và được đính kèm trên đề nghị hủy trên phần mềm. Lưu ý: Nếu đề nghị hủy bị từ chối thì cần mở lại yêu cầu hủy để xem Cục CNTT hướng dẫn gì.

+ Đề nghị duyệt sửa sai sót lập trên phần mềm, văn bản gửi về cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp (Xã gửi Phòng, Phòng gửi Sở) và được đính kèm trên hệ thống.

Lưu ý: Ngay sau khi gửi thì đề nghị thông báo khẩn trương về đơn vị được gửi yêu cầu để nhờ kịp thời xử lý.

7. Ghi bổ sung số định danh nhưng ghi vào phần mềm nhầm Số định danh cá nhân:

Thực hiện quy trình sửa sai sót như hướng dẫn tại Công văn 237/CNTT-PM&CSDL của Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp Hướng dẫn triển khai, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin (Tải về tại địa chỉ https://hdnv.moj.gov.vn/Pages/chi-tiet-cong-van.aspx?itemid=830).

8. Trường hợp gửi yêu cầu cấp số định danh nhưng Bộ Công an trả về lỗi:

- Lỗi có tiếng Anh hoặc lỗi theo ý không thể kết nối: Thực hiện gửi lại yêu cầu cấp số (xem cách làm tại Công văn 237 nêu trên);

- Lỗi cần xác minh hoặc lỗi mà có liên quan đến ngày sinh trước 01/7/2021 thì làm như hướng dẫn 1);

- Lỗi khác: Đọc kỹ xem Bộ Công an trả về lỗi gì và thực hiện quy trình sửa sai sót để cập nhật lại thông tin. Địa phương rất hay gặp lỗi trong tên có ký tự không phải chữ cái, lỗi về ngày sinh của cha/mẹ chỉ ghi tháng + năm (Bộ Công an chỉ chấp nhận nhập năm sinh hoặc nhập đủ ngày, tháng, năm sinh).

9. Trường hợp có cải chính năm sinh, giới tính, xác định lại giới tính:

Theo Điều 6 Thông tư số 59/2021/TT-BCA của Bộ Công an thì sau khi thực hiện các thủ tục trên thì được cấp lại Số định danh khác. Tuy nhiên, hiện nay Bộ Công an chưa có hướng dẫn về cách làm. Do đó, trong tình huống này xử lý như sau:

- Sau khi công chức tư pháp hộ tịch thực hiện cải chính năm sinh, giới tính, xác định lại giới tính, công chức tư pháp hộ tịch có trách nhiệm gửi thông tin theo yêu cầu của Thông tư số 59/2021/TT-BCA sang công an để công an thực hiện. Tạm thời công dân chấp nhận số định danh cũ vẫn được ghi trên giấy khai sinh, sổ đăng ký khai sinh và phần mềm đăng ký khai sinh. Khi nào có xác nhận số định danh mới và Bộ Tư pháp, Bộ Công an có hướng dẫn chung cách xử lý trên phần mềm thì mới thực hiện một cách thống nhất.

- Trường hợp muốn có số định danh mới ngay thì phải chấp nhận thực hiện quy trình thu hồi giấy khai sinh để làm lại.

10. Hướng dẫn xuất dữ liệu báo cáo

 Xuất báo cáo tại địa chỉ: https://quanlyhotich.moj.gov.vn -> mở menu -> báo cáo -> báo cáo biểu 13, 14, 22 -> chọn theo ngày đăng ký -> xuất excel.

Lưu ý: Phần mềm chỉ đếm các dữ liệu đã được lưu chính thức, THEO NGÀY ĐĂNG KÝ ĐƯỢC CHỌN (không đếm theo ngày tạo/cập nhật) và được cập nhật trên phần mềm đến trước 00h00 ngày hiện tại (nếu đang là buổi sáng) và trước 12h00 ngày hiện tại (nếu đang là buổi chiều). Do vậy, trường hợp công chức hộ tịch đã nhập hết đến ngày N thì đến chiều ngày N+1 mới thực hiện xuất dữ liệu báo cáo.

11. Xóa dữ liệu cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tịch:

Vào địa chỉ: khaisinhdientu.moj.gov.vn, vào sửa sai sót khai sinh, nhập tên cần sửa, vào xử lý- phía cuối có mục xóa.

                        MINH GIANG

PHÒNG HCTP&BTTP (Sở Tư pháp Sơn La)